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Optimiertes Rechnungswesen begleitet wirtschaftlichen Erfolg


Ing. Mag. Manfred Leitinger und Andreas Moser

Ing. Mag. Manfred Leitinger und Andreas Moser
  

Andreas Moser zieht (vorläufige) Bilanz: "Der Wechsel der Steuerkanzlei hat viel in meinem Rechnungswesen verändert. Ich spare mir den doppelten Ausdruck der Rechnungen für den Steuerberater, habe alle Belege im elektronischen Archiv und brauche keine Rechnungen mehr außer Haus zu geben. Das ist übersichtlich und hat darüber hinaus eine Reduktion der Buchhaltungskosten auf die Hälfte gebracht."

 Arbeiten für die laufende Buchhaltung ist für viele Menschen oft mehr Belastung als Freude. Es sind sehr viele Handgriffe zu erledigen, um den Anforderungen der Verwaltung gerecht zu werden. Kaum vorstellbar also, dass auch im Rechnungswesen Erfolgsgeschichten geschrieben werden. Eine davon, die für viele erfolgreichreiche und innovative Unternehmer gilt, möchten wir Ihnen hier in einem Fallbeispiel der Kanzlei Prodinger & Partner vorstellen.

Andreas Moser hat im Jahr 1995 den väterlichen Betrieb, einen Stanzformenbau, übernommen. Zum Zeitpunkt der Übernahme erfolgte die Produktion zum erheblichen Teil manuell, Computer und Maschinen wurden nur in Teilbereichen eingesetzt. Der neue Chef Andreas Moser begann gleich nach der Übernahme eine schrittweise Umstellung auf automatisierte Arbeitsabläufe durch Investitionen in Flachbettplotter, Laserschneider, CNC-Linienschneider sowie in CNC-Linienbearbeitungsmaschinen durchzuführen. Die Investitionssumme betrug über 1 Mio. Euro.

Diese Entwicklung hin zur schnelleren Bedienung der Kunden (Reduktion der Durchlaufzeiten) bei gleichzeitiger Qualitätssicherung waren und sind der Garant für den wirtschaftlichen Erfolg der Andreas Moser Laserstanzformen GmbH in Salzburg, die derzeit 16 Mitarbeiter beschäftigt. Parallel zur Technisierung und Automatisierung des Unternehmens wechselte Andreas Moser im Jahr 2003 in unsere Steuerberatungskanzlei mit dem Ziel, sein Rechnungswesen zu optimieren und zu vereinfachen.

Der Weg zur Optimierung und Vereinfachung

Der erste Schritt war eine Optimierung im Bereich der automatischen Datenübernahme der Ausgangsrechnungen, die monatlich zwischen 200 und 270 Einzelrechnungen ausmachen. Diese wurden zu Beginn mit einem Warenwirtschaftssystem erstellt (e-logic), welches die Ausgabe sämtlicher Rechnungsdaten in MS Excel ermöglichte.

Nach einer Abstimmung der Daten in der Warenwirtschaft mit der Buchhaltungssoftware in der Kanzlei konnte dann mit der automatischen Rechnungsübernahme begonnen werden. Andreas Moser: "Ich spare mir nicht nur den Ausdruck eines Belegexemplars für die Steuerkanzlei (Einsparung von Arbeitszeit im Betrieb sowie Ordner, Papier, etc.), sondern auch Kosten, da der Arbeitsaufwand in der Kanzlei für die (nochmalige) Erfassung der Rechnungen vermieden werden kann. Und auch die Fehleranfälligkeit ist durch die automatische Datenübernahme auf Null gesunken."

Die Rechnung ist so verbucht, wie sie in der Warenwirtschaft erstellt wurde. Die Nutzung der elektronischen Daten im Betrieb bringt immer eine erhebliche Verbesserung der Qualität sowie eine Vereinfachung der Arbeitsabläufe, sowohl im Betrieb als auch in der Steuerkanzlei.

Unternehmen online und Kassabuch

Nach den Ausgangsrechnungen wurde im Jahr 2007 die Nutzung der Online-Programme für die Eingangsrechnungen sowie das Kassabuch umgesetzt. Im Betrieb werden nunmehr sämtliche Belege gescannt und in Unternehmen online mit Beschlagwortung abgelegt. Damit entstehen ein Kassa- und ein Eingangs-Rechnungsbuch, sowie ein komplettes elektronisches Belegarchiv. Sämtliche Belege können nach Betrag, Lieferant, Datum oder Rechnungsbetrag selbständig im Online-Programm gesucht werden und die Anzeige erfolgt sofort am Bildschirm.

Gleichzeitig werden diese Daten aber auch an die Kanzlei übergeben und in der Buchhaltung verarbeitet. Durch die Beschlagwortung kann die Buchhaltung stark unterstützt werden, wobei der Anwender im Betrieb keine Buchhaltungskenntnisse aufweisen muss. Die gescannten Belegbilder stehen auch in der Kanzlei zur Verfügung, Kontrollen oder Unterlagen für Betriebsprüfungen können kurzfristig zur Verfügung gestellt werden. Das verzweifelte Suchen von Belegen ist damit Vergangenheit. Alle Rechnungen können im Betrieb in einem Arbeitsschritt geprüft, in Unternehmen online sowie im Telebanking erfasst und bereits endgültig abgelegt werden. Andreas Moser: "Ich spare mir hier Zeit, alle Arbeitsabläufe im Rechnungswesen in meinem Betrieb sind erheblich vereinfacht und optimiert. Die Belege verlassen den Betrieb nicht mehr und stehen also jederzeit zur Verfügung".

Einfachere Arbeitsabläufe und Kosteneinsparung

Die automatische Übernahme von Bankdaten direkt aus dem Telebanking rundet die Optimierung im Rechnungswesen ab. Dieser Betrieb profitiert somit einerseits von einfacheren Arbeitsabläufen als auch von einer Kosteneinsparung in der Buchhaltung überhaupt.
 
Zufriedene Kunden sind unsere Visitenkarte für den gemeinsamen Erfolg. Die Optimierung der Arbeitsabläufe, die Nutzung aller möglichen Datenquellen für eine schnelle und qualitativ hochwertige Buchführung, die aussagekräftige Auswertung, die Unterstützung bei Mahnungen und die Erstellung von Überweisungsträgern sind die Bausteine, mit denen wir mit dem Produkt Unternehmen Online auch in Zukunft punkten wollen.


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