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Kanzlei der Zukunft: Veranstaltungsbericht der KWT

30.01.2013

sehen Sie hier das Video der Kanzlei Mag. Frühwirt  - gezeigt bei der Veranstaltung "Kanzei der Zukunft" 

"Es soll keine Verkaufsveranstaltung der Software-Firmen sein", so der Wunsch von KWT-Präsident Klaus Hübner in der Vorbereitung der Veranstaltung, "sondern die Gelegenheit, sich über die Chancen und Schwierigkeiten zu informieren, die mit der Modernisierung der Kanzlei jedenfalls verbunden sind." Dementsprechend saßen keine EDV-Spezialisten der EDV-Hersteller im Seminarraum der Akademie der KWT am Podium, sondern Wirtschaftstreuhänder, die auf dem Weg zur Kanzlei der Zukunft schon einige Etappen hinter sich gebracht haben. Die Vertreter der EDV-Anbieter hatten in der Publikumsdiskussion die Möglichkeit zur Meinungsäußerung.

In seinem Einleitungsstatement ging Hübner auf Trends ein, denen sich die Branche stellen muss, um fit in die Zukunft gehen zu können. Kritischere Klienten, Kostenoptimierung, der Kampf um die besten Mitarbeiter, mehr Wettbewerb, Spezialisierung, die härtere Gangart der Finanzbehörden, das waren nur einige Themen, die Hübner  ansprach und für die die EDV-Optimierung zumindest einen Lösungsbeitrag liefern sollte.  Dr. Peter Küffner, Präsident des Landesverbandes der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern, lieferte als Keynote-Speaker eine Stärken-Schwächen-Anlayse der deutschen Situation. Die folgenden  sechs Berichte aus der österreichischen Praxis spannten den Bogen von der effizienten Kanzleiorganisation über die Einbindung der Klienten, die Gestaltung eines länderübergreifenden Netzwerkes, der Individualisierung von Standardlösungen bis zum papierlosen Büro und der Optimierung von Prozessen. 

Mindestens ebenso vielfältig wie diese Themenpalette war die Herangehensweise an die Kanzleioptimierung, von der die Referenten berichteten.  So bezeichnete sich Mag. Karl Scholik, der seine Kanzlei im niederöstereichischen Waidhofen an der Ybbs gemeinsam mit seinem Sohn führt, augenzwinkernd als "Vorreiter der Ahnungslosen", weil er sich so wie viele der Berufskollegen ohne ausreichendes Wissen mit der EDV-Optimierung befassen musste. Zu lösen sei das Dilemma über die Beratung durch die Anbieter. Deren Aufgabe sei es, die Kanzlei zu informieren, mit welchen Instrumenten sie sich für die Zukunft fit machen könne.
Als Beispiel für die gelungene Durchführung nannte Scholik die elektronische Archivierung. "Damit kann ich einem Klienten der sich über die gegenüber dem Vorjahr doppelt so hohe Rechnung beschwert noch am Telefon auf Knopfdruck sagen, dass diesmal eben eine Betriebsprüfung dabei war. Damit ist das Thema vom Tisch. Wenn diese Information erst später geliefert wird, hat sich die Meinung der zu hohen Rechnung bereits verfestigt."

Mag. Walter Mika von Steirer, Mika & Comp. stellte eine Lösung über ein Klientenportal vor, in das der Klient seine Daten direkt eingibt und im Gegenzug immer Zugriff auf alle Unterlagen hat, was neben vielen anderen Vorteilen auch die Information liefert, welche Dokumente der Klient bereits gesehen hat und welche nicht. Dr. Zoltan Galffy , der mit seiner Falcon in Österreich und in mehreren Nachbarländern tätig ist, wusste zu berichten, dass auch Systeme unterschiedlicher Anbieter unter einen Hut zu bringen sind, wenn der eine Software-Hersteller beispielsweise keine Lösung für ein bestimmtes Land hat. Mag. Herbert Studentschnig bezeichnete die IT-Verantwortung als Führungsaufgabe und den Wandel als einzige Konstante in der EDV. "Wo wollen wir hin? und Welche Abläufe wollen wir abbilden?, das sind die Fragen, die vor jeder technischen Lösung zu beantworten sind." Mag. Werner Rieger-Wolff bezeichnete das Dokumentenmanagementsystem als Rückgrat  jeder EDV-Lösung und als Basis für das papierlose Büro und Mag. Werner Frühwirt stellte seine Prozessoptimierung sogar in einem eigenen Video vor.

Die anschließende Diskussion, moderiert vom Leiter des Zukunftsausschusses der KWT, Dr. Martin Bernardini, bot dann die Gelegenheit, über eigene Erfahrungen zu berichten und Details abzufragen. Ein aus dem Publikum mehrfach vorgebrachter Einwand betraf die Komplexität der EDV-Lösungen. Der Rat der Experten: "Nicht alles auf einmal. Step by step. Zuerst mit einfachen Dingen anfangen, beispielweise mit dem Kassabuch. Wer sich gleich auf die Eingangsrechnungen stürzt, wird leicht frustriert." Und: "Nicht für alle Klienten gleichzeitig. "Beginnen sie mit dem Vifsten."


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