DATEV

 Die häufigsten Fragen zu DATEV DIGIMATISIERUNG®

 

01. Was ist DIGIMATISIERUNG®?

Es handelt sich um ein zusammengesetztes Wort aus Digitalisierung und Automatisierung. Es beschreibt die von DATEV entwickelte Lösung der OCR-basierten Umwandlung von Papierbelegen in Buchungszeilen, bei denen der Buchungsbeleg (z.B. Eingangsrechnung) mit dem Scanvorgang automatisch mit einer vorausgefüllten Buchungszeile verknüpft in der Buchhaltungssoftware bereitgestellt wird. Mit DIGIMATISIERUNG hat DATEV eine Lösung geschaffen, die in eine neue Dimension der digitalen Steuerberatung führt und aus dem Buchhaltungs-Angebot ein umfassendes Serviceangebot für den Klienten gestalten lässt.

02. Was bringt mir das?

Der Hauptnutzen liegt  vorrangig im Effizienzgewinn für die Kanzlei. Praxiserfahrungen zeigen, dass statt bisher durchschnittlich 40-60 Buchungszeilen je Stunde mit dieser Technologie im Durchschnitt über 200 Buchungszeilen und in der Spitze bis zu mehreren Tausend Buchungszeilen je Stunde verarbeitet werden können. Durch die automatisierte Datenermittlung (DATEV OCR-Buchungssatzerkennung) kann auch die Fehlerquote aus der manuellen Erfassung eliminiert werden. Die Buchhaltungsqualität verbessert sich. Darüber hinaus steigt auch das Leistungsangebot für den Klienten. Durch sinnhafte und konsequente Anwendung von DIGIMATISIERUNG können durch die zeitnahe Verarbeitung neue entlastende Tätigkeiten für die Klienten übernommen werden, die nicht nur den Aufwand im betreuten Betrieb reduzieren, sondern vor allem auch die Liquiditätslage verbessern.

03. Mit welcher konkreten Kosteneinsparung kann eine Kanzlei rechnen? Welche Erfahrungswerte gibt es?

Das Potenzial zur Kosteneinsparung hängt von Faktoren wie dem Qualitätsanspruch an die Buchhaltung, der Mitarbeiterqualifikation und der Veränderungsbereitschaft sowie der technischen Ausstattung, aber vor allem von der Klientenstruktur ab. Je größer das standardisierbare (Papier-) Belegvolumen, desto größer ist das Einsparpotenzial.
Im Durchschnitt der bisherigen Erfahrungen können wir den Preis je Buchungszeile um mindestens 30 %, in einzelnen Fällen sogar um über 50% senken.

04. Wie geht das?

DATEV hat seit nunmehr über sieben Jahren eine Technologie zur automatisierten Erkennung von Buchungssätzen aus Papier(Rechnungs)Belegen entwickelt. Heute werden jährlich bereits mehrere hundert Millionen Belegsätze digital und automatisiert bei DATEV verarbeitet. Dank einer mittlerweile bei DATEV-Anwendern tausendfach bewährten OCR-Buchungssatzerkennung können DATEV Rechnungswesen-Anwendungen mit einer hochgradigen Sicherheit aus "Bildern" (gescannten Belegen) Buchungssätze erzeugen. Und das ganz ohne die Einbindung von Kanzlei-Mitarbeitern, z.B. für die Definition von Rechnungs-Schablonen. Allein durch Künstliche Buchungsintelligenz von DATEV. Die Belegbilder werden dabei automatisch mit dem Buchungssatz verknüpft und stehen auf allen Ebenen des Rechnungswesens bis hin zur Auswertung, die dem Klienten online bereitgestellt werden kann, zur Verfügung.

05. Worin unterscheidet sich die DATEV-Lösung von den anderen Lösungen in Österreich?

DATEV hat es geschafft, eine sehr hohe Automatisierungsquote bei immer wiederkehrenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen sicherzustellen (bis zu 90%).Hierzu erfordert die DATEV-Lösung kein Eingreifen des Buchhalters bzw. eines Mitarbeiters. Die DATEV-Lösung basiert auf künstlicher Intelligenz, die einen digitalisierten Belegsatz (Rechnung) analysiert und daraus die für eine Buchung erforderlichen Informationen selbständig erkennt.

Diese Art der personenunabhängigen automatisierten Verarbeitung und die in der Praxis seit mehreren Jahren erzielte Höhe der Automatisierung sind in Österreich einzigartig.

06. Warum ist eine hohe Automatisierungsquote so wichtig?

Wenn die Automatisierung nicht richtig funktioniert oder der Automatisierungsgrad zu niedrig ist, behindert das den Ablauf der Buchhaltung und kann sogar zu Mehraufwand (anstatt zu Zeiteinsparung) führen. Die Digitalisierung stellt im Regelfall einen Mehraufwand dar, erst die DIGIMATISIERUNG führt zu den erwünschten Einsparungen. Nur von der Maschine selbst erzielte Automatisierung durch einen intelligenten Buchungsautomaten erlaubt derart hohe Erkennungsraten und zuverlässige Automatisierung.

07. Wie schafft es DATEV, eine derart hohe Automatisierungsquote bei der Buchhaltung sicherzustellen?

DATEV beschäftigt sich seit Anfang der 2000er Jahre mit dem Thema der Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung und hat sich seitdem ein praxiserprobtes Know-How mit einer einzigartigen Technik erarbeitet. Gartner nennt diese System „learning machines“.

Die OCR-Erkennungssoftware ist sehr hochwertig und liest mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und den Rechnungsbetrag aus. Eine Vielzahl von Schlüsselwörtern und Plausibilitätsroutinen treiben die Erkennungsrate und die Erkennungsqualität in die Höhe. Eine Lerndatei stellt sicher, dass die immer wiederkehrenden Eingangs-/ und Ausgangsrechnungen zu einem hohen Grad (70-95%) erkannt und automatisch verbucht werden. Da für diese Routinen viel Rechnerpower notwendig ist, werden diese Routinen in dem Hochsicherheitsrechenzentrum der DATEV durchgeführt.

08. Wie prüfe ich die Qualität?

Um die hohe Durchsatzrate in der automatisierten Buchhaltung zu erreichen, verbessern unsere DATEV-Berater mit Ihnen die Buchhaltungsprozesse im Betrieb. Die Qualität wird mit angepassten Abläufen, mit Automatismen in der DATEV Rechnungswesen-Software (z.B. UID-Check) und mit elektronisch verknüpften Prozess-Checklisten für die Buchhalter sichergestellt. Unsere Praxiserfahrungen zeigen, dass somit die Qualität in der Buchführung bei geringerem Ressourceneinsatz nicht nur gehalten, sondern in aller Regel noch gesteigert werden kann.

09. Wer bildet meine Mitarbeiter aus?

In einem zertifizierten 4-stufigen Verfahren bildet DATEV Ihre Mitarbeiter in der richtigen Nutzung dieser Technologie und in der Abbildung der entsprechenden Arbeitsabläufe auf Basis strukturierter Checklisten und Schulungsunterlagen aus. Zumeist starten wir mit einem Digi-Check im Rechnungswesen, mit dem nicht nur der aktuelle Durchsatz ermittelt und dokumentiert wird, sondern auch die Handlungsfelder erkannt und in einem Maßnahmenkatalog mit der Kanzlei protokolliert werden. Mit dem Maßnahmenkatalog kann  die DIGIMATISIERUNG anschließend strukturiert in der Kanzlei erarbeitet und der Durchsatz im Rechnungswesen erhöht werden.

10. Was kostet die Ausbildung?

Je nach Vorqualifikation und Anzahl der Buchhalter in einem Betrieb dauert die Ausbildung in der Buchhaltung je nach Modell zwischen ein und drei Tagen und zieht sich in Summe über einen Zeitraum von rund zwei Wochen bis drei Monaten. Die Ausbildungskosten für den Einstieg in das Modell betragen derzeit rund € 1.500,- für zwei Mitarbeiter. Der vorgelagerte Digi-Check, bestehend aus einem Analyse-Tag und einem halbtägigen Re-Check, erfordert eine Investition in Höhe von € 1.700,-.

11. Was kostet DATEV DIGIMATISIERUNG®?

Um DATEV DIGIMATISIERUNG®in der Kanzlei an einem Arbeitsplatz einzuführen liegt Ihre Investition bei

- einmalig € 1.700,- (Digi-Check)

- einmalig rund € 1.500,- (Ausbildung)

- einmalig rund € 100,- (Einrichtungskosten Buchhaltungssoftware pro Klient)

- einmalig rund € 300,- bis 500,- (technische Installationskosten in der Kanzlei)

- einmalig rund 150,- € (IT-Sicherheitsinfrastruktur für die Anbindung ans DATEV RZ)

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= einmalig rund € 4.000,- (Einrichtungsaufwand)

- monatlich rund € 250,- (DATEV-Software für einen Arbeitsplatz DIGIMATISIERUNG)

12. Wie lange dauert die Einführung?

Wir benötigen vorab Informationen zu den Beständen. Für Sie dauert die Einführung im Optimalfall 3-5 Berater-Tage. An diesen Tagen lernen wir Ihren Mitarbeitern den Umgang mit den erforderlichen Werkzeugen, sowie die Philosophie im Echtfall Ihrer Klienten.

13. Funktioniert DIGIMATISIERUNG in jeder Kanzlei?

Grundlegend ja. Die Effizienzsteigerungseffekte hängen jedoch von drei wesentlichen Faktoren ab:

1.     Organisationsgrad einer Kanzlei

2.     Veränderungsbereitschaft der betrauten Mitarbeiter/innen der Kanzlei

3.     Belegvolumen der Kanzlei und der einzelnen Klienten (je größer, desto höher die Potenziale)

14. Was passiert, wenn es bei mir nicht funktioniert?

Wir haben diese Erfahrung bisher noch nicht gemacht. Es gibt jedoch einzelne Fälle, in denen die Kanzlei nach der unverbindlichen 3-monatigen Testphase entscheidet, dass es nicht weiter gehen soll. Dann entstehen keine weiteren Kosten und die Zusammenarbeit wird (ggf. zeitweise) beendet.

Aus den bisherigen Erfahrungen können wir berichten, dass Kanzleien unser Modell nach einiger Zeit wieder einführen. Dass ein Abbruch nach den ersten 3 Monaten vor allem an der Veränderungsbereitschaft der Buchhalter in der Kanzlei liegt, zeigen langjährige Erfahrungen. Daher sind die Auswahl von geeigneten Mitarbeitern und Belegbeständen für die erfolgreiche Projektgestaltung wesentlich!

15. Was mache ich, wenn es bei mir nicht funktioniert?

Wir bieten Ihnen zum Abschluss der Testphase ein Beratungsgespräch an, in welchem wir die Faktoren der erfolgreichen Fortführung besprechen. Sollten diese Faktoren in Ihrer Kanzlei nicht umsetzbar sein, erhalten Sie alle Daten uneingeschränkt zurück und arbeiten "wie gewohnt" in Ihrer Infrastruktur weiter. In der Regel bleiben wir in Kontakt, um das Projekt Buchhaltungsautomatisierung mit DATEV DIGIMATISIERUNG bei veränderten Rahmenbedingungen wieder aufgreifen zu können.

16. Was mache ich, wenn meine Mitarbeiter dies nicht wollen?

Hier ist die Kanzleileitung in der Verantwortung, eine (klare) Entscheidung zu treffen und die Weichen für die Kanzlei zu stellen. Wir können gerne Referenzen benennen, bei welchen Sie sich von den Erfolgen überzeugen können. Jedem Mitarbeiter wollen wir wissen lassen, dass dieser Weg die Arbeitsplätze in der Kanzlei nicht gefährdet, sondern diese sicherer macht und die Arbeit für den Buchhalter interessanter gestalten lässt. Dies wird uns auch von den Kanzleien rückgekoppelt, die DIGIMATISIERUNG nun schon länger einsetzen. Nutzen Sie hier auch unser Angebot an Praxisforen, bei welchem Ihnen ein Berufskollege die DIGIMATISIERUNG live und in der Anwendung zeigen kann.

17. Muss ich meinen Klienten fragen?

DIGIMATISIERUNG bringt auch Ihren Klienten einen Nutzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diesen erschließen und damit Ihre Klienten (Zug um Zug) in die digitale Steuerberatung mitnehmen können.

18. Was bekommt mein Klient davon mit?

Genau das, was Sie Ihrem Klienten vermitteln. DATEV tritt nicht gegenüber Ihren Klienten auf. Wir verstehen uns als Partner der Kanzlei, um im Prozess der DIGIMATISIERUNG®die Steuerberater dabei zu unterstützen, im Hintergrund die Buchhaltungsabläufe effizienter und kostengünstiger zu gestalten und den Klienten einen Mehrnutzen für eine bessere Liquiditätssteuerung und mehr Entlastung von rechnungswesennahen Administrativaufgaben zu bieten.

19. Kann ich mit DIGIMATISIERUNG® dann die Papierbelege entsorgen?

Das hängt vom eingesetzten System ab. Um zu dieser Frage eine Lösung bereit zu stellen, die die erforderliche Rechtssicherheit schafft, bedarf es zwei zu lösender Themen:

1. Sie benötigen ein zertifiziert revisionssicheres Software-System.

2. Sie sollten eine Verfahrensbeschreibung der Abläufe von der Digitalisierung des Papierbelegs über die Verarbeitung des digitalen Belegs bis hin zur Art und Weise der Archivierung der digitalen Belege erstellen und vor allem die Einbindung Ihrer Klienten in das Verfahren darin konkret beschreiben.

DATEV bietet mit dem Verfahren „ersetzendes Scannen“ hier die höchst mögliche Rechtssicherheit und mit DATEV Unternehmen online und Kanzlei Rechnungswesen die beiden hierzu notwendigen zertifizierten, revisionssicheren Systeme.

© Christian Weinzierl, Stefan Kukla

Sie haben noch weitere Fragen? Dann senden Sie uns bitte ein E-Mail an info@datev.at- Wir beantworten Ihre Fragen gerne!


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