DATEV

Digitales Belegwesen - suchen oder auf Knopfdruck finden?

In 10 Sekunden digitale Belege in digitalen Ordnern finden! 

Sie suchen ein Dokument z.B. einen Vertrag oder Beleg und das Original ist nicht auffindbar? Haben Sie schon überlegt wieviel Arbeitszeit mit Suchen unproduktiv vergeht? Papierordner, Windows-Explorerstrukturen, eigene Outlookablagen und lokale Festplatten werden zigfach durchsucht - von jedem Mitarbeiter - jeden Tag - für jeden Klienten!

Wenn Sie auf den verkleinerten Screenshot klicken, öffnet sich eine größere Ansicht. 

Wie oft ist der gewünschte Beleg doch nicht vorhanden, falsch abgelegt oder in einem Stoß anderer Unterlagen verlegt bzw. gar nicht mehr auffindbar? Wie oft brauchen Sie Informationen, die nur ein bestimmter Mitarbeiter hat, der genau zu dem Zeitpunkt nicht da ist und Auskunft geben kann?

Mit dem elektronischen Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS gehört das der Vergangenheit an. Ganz einfach deshalb, weil mit DATEV DMS in digitalen Belegen nach jedem beliebigen Text gesucht und sortiert werden kann – egal unter welchem Titel das Dokument abgelegt ist. Einmal gespeichert aber zigfach von jedem Mitarbeiter aufrufbar!

Gezielt suchen – schneller finden

Sie wissen nur das Belegdatum oder ein Stichwort oder gar nur, welcher Kollege das Dokument abgelegt hat? Kein Problem, in DMS finden Sie alles genauso schnell, wie wenn Sie detaillierte Informationen hätten. Und das Beste ist: das Dokument kann danach weder irrtümlich gelöscht noch verschwunden sein, sondern bleibt stets für Sie im Zugriff.

Veränderungen werden laufend mitprotokolliert und die vorangegangene Dokumentenversion bleibt ebenfalls erhalten. Somit ist jede einzelne Veränderung nachvollziehbar, das bedeutet Sie arbeiten REVISIONSSICHER! Dies ist beispielsweise für WPs zwingend erforderlich!

Digital schneller buchen – bis zu 80%

Aber nicht nur Dokumente wie Briefe, Verträge etc. werden digital verarbeitet, sondern auch die Rechnungsbelege Ihrer Klienten – das digitale Belegbuchen von DATEV nutzt die OCR-Technologie zur Texterkennung, um aus den gescannten Belegen Betrag, Belegnummer und Belegdatum zu identifizieren und gleich im Rechnungswesen in einen Buchungssatz umzuwandeln. Damit und mit anderen Automatisierungsmechanismen ersparen Sie sich bis zu 80% des Zeitaufwandes gegenüber herkömmlichen Buchens!

Vorteile des digitalen Belegbuchens

Schnelle Antworten ohne Papier zu kopieren/suchen

  • Buchen von Zahlungen: Was war das für eine Rechnung?
  • Jahresabschluss: Wo ist der Beleg zu einer Buchung?
  • Kostenrechnung: Was steckt hinter der Aufwandsposition?
  • Anlagen: Wo ist die Rechnung zu einem Anlagenzugang?

Neue automatische Sortierung der Belege 

Vorher:  Sortierung nach Lieferant

Nachher: Sortierung nach allen Auswertungskriterien der Buchführung und Kostenrechnung (z.B. Wareneingangskonten, Kostenkonten, Buchungstext der Buchung, Kostenstelle, Periode, Belegtyp, Umsatz)

Vorteil für Ihre Klienten: 

  • Papierbelege bleiben im Unternehmen
  • Automatisch steht dem Klienten auch ein digitales Belegarchiv zur Verfügung
  • Digitale Belege können auch auf einer softwareunabhängigen Archiv-DVD gespeichert werden 

NEU – Dokumente auch mobil verwenden – auf IPad, IPhone und Co.

Sie schleppen zu Kundenterminen noch Ordner mit? Bei DATEV DMS brauchen Sie nicht einmal mehr einen Laptop, um alle Dokumente sehen zu können - mit der neuesten Version können Sie auch mit Ihrem IPad oder IPhone von unterwegs mobil auf alle Ihre Dokumente zugreifen. So einfach war kompetente Kundenberatung noch nie!

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